Là một người chỉn chu trong mọi việc, bạn muốn mình tạo được ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng sau khi nhận được thư mời phỏng vấn. Để làm được điều đó, bạn cần phải biết cách trả lời thư mời phỏng vấn sao cho hay và ấn tượng nhất.
NuChinh sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra thông điệp hiệu quả, không kém phần ấn tượng nhất với nhà tuyển dụng. Dưới đây là những cách trả lời thư mời phỏng vấn hay nhất, mời bạn tham khảo nhé!
Hiện tại, phần lớn việc tuyển dụng, ứng tuyển đều được trao đổi qua email. Khi bạn đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng, họ thường sẽ gửi lời mời phỏng vấn với bạn qua email. Có thể có số ít khác sử dụng điện thoại.
Về phía nhà tuyển dụng, sau khi gửi thư mời đến bạn, họ sẽ mong đợi câu trả lời sớm nhất. Bản thân họ muốn được chọn những ứng cử viên xuất sắc nhất cho doanh nghiệp của mình.
Và việc trả lời thư mời phỏng vấn sẽ giúp họ cho thấy bạn là người lịch sự, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt.
Khi nhận được thư mời phỏng vấn đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn là một trong những ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Để giúp bên tuyển dụng có thể sắp xếp công việc cũng như bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân mình thì việc trả lời thư mời phỏng vấn là quan trọng.
Vậy cách trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào là ấn tượng nhất?
Sau khi nhận thư mời phỏng vấn hay cuộc gọi mời phỏng vấn, tốt nhất là bạn nên trả lời càng sớm càng tốt. Trường hợp bạn đang bận thì ngay sau khi hoàn thành việc cá nhân, bạn phải xác nhận càng sớm càng tốt.
Cách bạn phản hồi email nhanh sẽ giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng ấn tượng với bạn hơn. Vì chắc chắn bạn sẽ nằm trong top ứng cử viên xác nhận sớm nhất, dễ nhớ nhất.
Trong email xác nhận phỏng vấn hay bất kỳ một email nào khác đều cần phải chú ý cách viết tiêu đề mail. Theo giao diện của Mail thì tiêu đề mail sẽ hiện bên ngoài. Việc viết tiêu đề mail như thế nào sẽ quyết định nhà tuyển dụng có mở và đọc thư của bạn hay không.
Một tiêu đề email trả lời thư mời phỏng vấn cần đáp ứng các nội dung về tên của bạn, tên công việc.
Cấu trúc viết tiêu đề mail xác nhận phỏng vấn: [Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].
Khi viết tiêu đề có đầy đủ, rõ ràng các thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra thư của bạn trong số rất nhiều thư khác trong hộp thư. Như vậy sẽ tránh trường hợp mail của bạn bị bỏ sót.
Sau khi viết tiêu đề mail, bạn cũng cần phải chú trọng nội dung thư. Để xác nhận phỏng vấn thì nội dung thư của bạn phải đáp ứng đầy đủ các nội dung như lời chào, lý do, lời cảm ơn, ký tên.
Cùng với đó, những nội dung khi được trình bày cần phải có sự rõ ràng, không dài dòng, ghi đúng chính tả.
Mở đầu thư xác nhận phỏng vấn bắt buộc phải có lời chào. Đây là phép lịch sự tối thiểu mà bạn gửi đến người nhận thư, cụ thể là nhà tuyển dụng.
Một số lời cảm chào mở đầu:
Cùng với lời chào, bạn nên gửi thêm lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì họ đã gửi lời mời phỏng vấn. Bạn cũng nên thể hiện thông tin cho nhà tuyển dụng thấy bản thân mình mong muốn tìm hiểu thêm về vị trí mà bản thân đang ứng tuyển.
Sau nội dung mở đầu thì bạn cần đưa ra lý do viết thư. Bạn nên đi thẳng trình bày vấn đề rằng mình đồng ý xác nhận phỏng vấn theo lịch hoặc từ chối.
Trường hợp bạn bận hoặc nhà tuyển dụng yêu cầu bạn đưa ra thời gian phỏng vấn thì bạn cần rõ ràng trong việc chọn thời gian.
Một số gợi ý về việc đưa ra lý do:
Trường hợp bạn có câu hỏi cần hỏi nhà tuyển dụng thì sau khi xác nhận bạn có thể bổ sung thông tin.
Những thắc mắc mà ứng viên thường có như là những vật dụng cần mang theo, vị trí đậu xe, đi phỏng vấn mặc gì,…
Những câu trình bày thắc mắc bạn có thể tham khảo:
Mở đầu bằng lời chào và kết thúc bằng lời cảm ơn là điều bạn cần phải nhớ. Đây là phép lịch sự tối thiểu.
Mặc dù ở mở đầu thư mình có lời cảm ơn nhưng sẽ không dư thừa thì bạn tiếp tục cảm ơn khi kết thúc thư. Nếu cần thiết thì bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến phỏng vấn theo đúng giờ đã hẹn.
Ví dụ về lời kết thúc thư trả lời xác nhận phỏng vấn:
Kết thúc thư trả lời phỏng vấn, bạn nên tạo cho mình chữ ký cuối mail. Phần chữ ký bạn cần có các thông tin về họ và tên, tên trường đang theo học, địa chỉ, số điện thoại, email,…
Việc tạo chữ ký và để lại thông tin cá nhân sẽ cho thấy bạn là ứng viên chuyên nghiệp. Trường hợp nhà tuyển dụng muốn liên hệ bạn thì họ cũng có thể dễ dàng liên hệ một cách nhanh chóng.
Bên cạnh hướng dẫn cách trả lời thư mời phỏng vấn, bạn có thể tham khảo một số mẫu mà NuChinh đã chuẩn bị như sau:
Tiêu đề: [Họ và tên] + [Vị trí ứng tuyển]
Kính chào anh/chị + [Tên và chức vụ của người nhận thư].
Cảm ơn anh/chị đã gửi lời mời phỏng vấn cho tôi với vị trí [Vị trí bạn ứng tuyển]. Tôi mong muốn được tham dự buổi phỏng vấn để tìm hiểu thêm về công việc cũng như sớm gặp anh/chị.
Tôi viết thư trả lời xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn theo đúng lịch mà anh/chị đã hẹn.
Một lần nữa tôi xin cảm ơn anh/chị đã tạo cho tôi cơ hội được phỏng vấn.
Trân trọng,
[Chữ ký và thông tin cá nhân].
Kính gửi bộ phận tuyển dụng của Công ty…
Cảm ơn Quý Công ty đã gửi lời mời phỏng vấn cho tôi tại vị trí [vị trí bạn ứng tuyển] vào ngày…. giờ….
Thật tiếc khi thời gian này tôi không thể tham gia phỏng vấn vì lý do cá nhân. Tôi rất mong muốn được hỗ trợ thay đổi thời gian phỏng vấn khác.
Nếu được tôi mong muốn được phỏng vấn vào ngày… Trường hợp không được thì tôi mong muốn Quý Công ty tạo điều kiện cho tôi tham gia phỏng vấn vào thời gian khác theo Công ty sắp xếp.
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Tuy nhiên, tôi rất mong muốn Quý Công ty xem xét đề nghị của tôi và hỗ trợ tôi được tham gia phỏng vấn với vị trí này.
Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Quý Công ty.
Kính gửi: Công ty…
Tôi rất vui khi nhận được lời mời tham gia phỏng vấn ở vị trí [Vị trí ứng tuyển] vào thời gian (ngày giờ bạn được hẹn phỏng vấn). Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể đến buổi phỏng vấn vì lý do… (nêu rõ lý do).
Tôi rất hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với Quý Công ty vào một dịp khác gần nhất.
[Họ tên và thông tin liên hệ].
Subject: Interview Confirmation [Position] + [Your name].
Dear Mr/Ms. [Name of interviewer].
Thank you very much for inviting me to interview for [Position]. I am very excited about the opportunity to learn more the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your company [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
[Your name].
Bạn có nhiều cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Dù bạn lựa chọn cách nào thì cũng cần lưu ý một số nội dung sau:
Với mỗi cuộc phỏng vấn xin việc đều không là dễ dàng. Vì vậy đừng vì một email phản hồi mà bạn làm hỏng cơ hội của mình nhé! NuChinh tin rằng với những hướng dẫn về cách trả lời thư mời phỏng vấn trên, bạn có thể gặp thuận lợi hơn trong hành trình tìm việc làm cho mình. Chúc bạn thành công nhé!
